Responsabilidades

• Tener cargo y custodia de los fondos y valores de la asociación

• Mantener un claro registro de todo el dinero de la LBP.

• Implementar políticas y procedimientos para la posición del tesorero que sean de utilidad para el presente y los futuros poseedores de la posición.

• Cumplir con sus actividades semanales

• Elaboración de presupuesto anual

• Solicitar facturas a prestadores de servicios

• Comunicación constante con contador para emitir facturas

Recibir, dar recibos y depositar todo el dinero de la LBP Asociación.

• Mantener un registro en Notion para cualquier Directivo o Miembro Fundador

• Evitar recibir fondos no electrónicos.

• En caso de recibir fondos no electrónicos deben depositarse dentro de las 2 semanas posteriores a la recepción en la cuenta bancaria de la Asociación.

• Todos los fondos corporativos deben mantenerse en un banco o sociedad financiera siempre que sea posible. Preferentemente en una cuenta que permita ganar intereses.

Pagar todo lo correspondiente a la LBP a tiempo.

• Registrar todos los movimientos correctamente en Notion

• Mantener un claro y consiente entendimiento de lo que el/la contador esta haciendo.

• Supervisar los libros y archivos digitales llevados por el contador.

• Firmar cheques de papel.

• Realizar pagos electrónicos.

Mantener registros precisos de fondos.

• Antes de decidir realizar algún cambio en el software, o modo de registro de la contabilidad o de la descripción de trabajo, tomar en cuenta todas las consecuencias que esto pueda traer. NO TOMAR CAMBIOS DE SOFTWARE A LA LIJERA.

Comunicación y reportes con Directivos y Membresía

• Se debe entregar un Informe Trimestral de Finanzas el cual se deben dar ya sea en la junta de los Directivos o como mínimo el en una reunión trimestral con el Presidente y el Secretario.

• Se reitera, mantener estos reportes en Notion

• Preparar estados financieros sencillos para la membresía. El tesorero debe enviar el Informe anual a todos los miembros, ya sea lo soliciten o no vía correo electrónico además de en la reunión anual de miembros.

Supervisar los gastos

• Revisar y aprobar los informes de gastos, incluyendo la caja chica.

• Gastos mayores a $10,000 MXN pesos deberán ser revisados y autorizados por el tesorero y dos Miembros Directivos LBP.

• Ayudar en la preparación de los presupuestos para los comités. Y reenviarlos a la Directiva los presupuestos revisados con comentarios para el proceso de revisión de los Directivos.

• Lo mejor es que los presupuestos estén preparados en diciembre para el año siguiente dentro de lo posible.

Supervisar al contador

• Hablar mensualmente con el contador.

• Tener reuniones con el contador según sea necesario.

• Negociar el contrato con el contador y actuar como enlace entre la Directiva y contador.

• Mantener a todos los directivos actualizados en el nombre y datos del Contador para contactarlo como sea necesario

• Supervisar el correcto desempeño del contador.

Preparar y supervisar las cuentas y todo lo necesario para declarar los impuestos.

• Hacer un informe para los Directivos el calendario para nuestra declaración de impuestos y otras obligaciones fiscales.

• Mantener este calendario en el Google Calendar de Secretaria y Tesorero así como en las actividades en Notion.

• Asegurarse que todos los documentos e información requeridos se entreguen al contador 1 mes antes de la fecha limite. La fecha de entrega de documentos deberá estar en este calendario.

• Asegurarse la correcta declaración de impuestos sea realizada.

• Estar al pendiente de cualquier otra responsabilidad que tengamos como Asociación y añadirlo a este documento para uso de el siguiente tesorero.

Lista de activos

• Mantener un inventario de los activos fijos de la organización, tales como computadoras, muebles, banners, impresoras, artículos promocionales, etc. Esta lista se debe actualizarse anualmente.

• Los miembros Directivos deberán colaborar con proveer esta información al ser solicitada por el Tesorero para mantener el completo y claro registro.

• La lista de activos debe puntualizar donde esta cada cosa, y quien se encuentra responsable de esto. Además, la condición en la que se encuentra.

• Hacer nota de todo lo que ya no funcione. (Sugerir que hacer con lo que ya no sirve quizás donarlo, pero debe existir un registro escrito de lo que suceda con las cosas de la LBP).

• Este informe es crucial para rastrear la ubicación de los activos de la organización y poder localizar lo que tenemos en el momento de ocuparse.

Cuotas de membresía

• Comunicación constante con encargado de membresías para la actualización correcta de datos

• Determinar y hacer claro vía un comunicado la fecha general para actualizar membresías para Julio de cada dos años para así lograr tener membresías pagadas antes de octubre de cada dos años.

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Compromiso de trabajo

• El Tesorero debe comprometerse a trabajar 10 horas en promedio por semana.

• Estar comprometido al cargo durante la duración de la mesa directiva 2023-2026.

• Buscar asuntos, detalles o proyectos que necesiten atención.

• No permanecer inactivo en el cargo.

• Debe esperar y comprometerse a ausentarse del hogar y del trabajo, aproximadamente 18 días por año, con 6-8 días de conferencia y 10 reuniones adicionales de Directivos.

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Requisitos para cumplir con el cargo

• Tener una comprensión básica de comunicación efectiva en reuniones.

• Tomar el curso del uso básico de la herramienta Notion proporcionado por la LBP

• Tomar los cursos de capacitación y actualización dados por la LBP

• “Las Reglas de Orden de Robert” son un recurso excelente. Aunque no siempre es necesario utilizar esto como una guía estricta.

• Debe estar familiarizado con la tecnología y tener el conocimiento para escribir y darle el formato correcto a los documentos.

• Entender y utilizar activamente Google Workspace.

• Tener acceso a una computadora e Internet para realizar su trabajo.

• Contar con conocimiento básico de las prácticas de contabilidad general.

• Debe estar familiarizado con Excel o el sistema de contabilidad que se ocupa.